仕事が早くなる!PDCA手帳術を読んだ感想

みなさんこんばんは。

今回は仕事が早くなる!PDCA手帳術を読んだ感想です。

 

効率の良い手帳管理術を知りたくて購入しました。

今の働き方をよりよくしたい方に読んでほしい本ですね。

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以下、書籍より引用した文章については下記のボックスで囲みます。

著者は誰?

著者は大手建設会社で働かれている谷口和信氏です。

一時期、月120時間の残業で軽度の鬱になったそうですが、手帳を使い時間管理をすることで、今では月に20時間の残業に抑えられたそうです。

ちょうど今の時分、働き方改革が求められているということで、残業時間削減は重要なテーマです。手帳で管理するということで、今からでも始められます。

 

内容は?

本書は、PDCA手帳術ということで、管理するだけでは終わりではありません。PDCAサイクルを回すことで、より時間管理の効率化を目指します。

全部できたらそれは管理できるだろうなと言った内容ですが、いくつかは真似することができそうです。

内容としては、どの手帳のフォーマットがどの管理の仕方に合うか、仕事が早くなる具体的な管理術、仕事が早い人の手帳の使い方などです。

 

  • 手帳でできることと基本的な使い方
  • GTDでタスクと仕事を整理する
  • 手帳の使い方
  • 仕事の速さは段取りで決まる
  • 行動結果をチェックする

目次を何個か抜粋しました。

このような形で、仕事が早くなる手帳術が書かれています。

 

先ほども書きましたが、全部真似するのはかなりしんどそうです。

できることからやっていくのが良いのかと思います。特に私は読んで満足するタイプなので、少なくともいくつかは自分でできる形でやりたいと思います。

 

印象に残ったフレーズ

頭の中だけで考えない

頭の中にある、やらなければいけない(と思っている)ことをすべて紙に書き出して、目の前にさらすのです。

私は考えるのが好きなので、よく頭の中で考えて完結することが多いです。

机が汚いのもあり、あまり書くという作業がしたくないです。

 

ただ当然書いた方が整理しやすいのは知っていましたが、本に書かれているならやろうという気持ちにもなりました。

 

所要時間は、自分で考えた時間の1.5倍見込む

所要時間を見積もる時には、中断されることも考慮して、「これくらいあればできるだろう」という時間の1.5倍、たとえば1時間でできると思った仕事は1時間半、2時間かかると思った作業には3時間を確保します。

これも今まで働いてきて、思ったように自分の時間を取れないことが多いです。

ただ、いつもその場その場に合わせて働いてきたので、確かに予定時間を1.5倍取ることは、有効のように感じます。

この前も自分の頭の中で3時間と想定したのですが、4時間かかったことがありました。単純に見積もりの甘さでしたが、1.5倍は妥当に感じます。

 

仕事の速さは段取りで決まる

計画を立て、実行し、振り返って、次の課題を出す。そしてまた課題を解決するための計画を立てる。これを何度も何度も繰り返すことで仕事が速くなり、精度も上がるのです。PDCAを回さない限り、いつまでたっても今のままで何も変わらないのです。

段取りは良く言われることです。他の仕事のできる人の本でも、段取りを立てればあとはやるだけだから、頭も使わないと書かれていました。重要なのは、さらにPDCAサイクルを回して改善することでしょうか。

今後見直しの時間も作りたいところです。

 

知っているだけのことに意味はない

本を読むときは「知っているか、知らないか」ではなく「やっているか、やっていないか」、「できているか、できていないか」を基準にしてください。

一気にやろうとして、やっぱり無理、とすべてを投げだしてしまうのではなく、ひとつでもふたつでも、これならできそう、効果がありそうだからやってみよう、と思うことから始めてください。

 

本書では、手帳の管理としてスケジュール管理、タスク管理、メモ、行動した結果、目標管理に使います。GTDでたすくと仕事を整理する、計画をうまく立てる、課題を書く、振り返るといった基本的なことについて書かれています。

全てをきちんと行うにはそれ相応の体力が必要ですが、要所の自分ができそうなことであれば、すんなりできるはず、と自分に言い聞かせできることからやっていきたいところです。

まずは、今日の予定を書くことと、今日のアクションの振り返りから始めてみます。

 

感想

基本的なことだけど、できていないことをきちんとやる

あくまでこの本に書かれていることは基本的なことかと思います。

今日の予定を書き出す、優先順位をつける、余裕を持つ、1日を振り返るなどです。

 

ただ、これらは基本的なことですけど、99%ぐらいの人はできていないのでしょうか。

かくいう私も、当然できていません。

 

何なら自分の予定は自分の頭の中にしかないので、自分都合で基本的には動いています。

そこに違う人の予定を頼まれて、再び違う予定になり、カオスになる→残業が増えるといった流れでしょうか。

 

やはり基本に立ち返り、できることから始めていきたいと思います。

残業が多くて早く家に帰れない人や、仕事のやり方をもう一度見直したい方は是非読んでみてはどうでしょうか。

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大変参考になるブログも運営されているので、興味がある方はご覧ください。読んでて参考になりますね。

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