みなさんこんばんは。
今回は会社では教えてもらえないアウトプットがすごい人の時短のキホンを読んだ感想です。
(2019年出版)
よりよく生きるためには、効率的に時間を使うことが重要だと思っています。それは会社で働く身でないフリーランスも同様です。むしろ、会社に縛られないフリーランスの人ほど、自分で効率よく動く必要があると思います。時短の手法を学ぶため読むことにしました。
以下、書籍より引用した文章については下記のボックスで囲みます。
著者は？
著者は各務晶久氏です。
経営コンサルタントであり、株式会社グローディアの代表取締役でもあります。
著書に、メールに使われる上司、エクセルで潰れる部下、職場の紛争学などがあります。
印象に残った内容は？
会社で時短をする方法として、６つの章に渡り手法を紹介しています。紹介している内容はよく知られている内容が多く感じました。ですが、実際に実行している人は少ないと思うので、できるかどうかが重要に感じました。
仕事を持ちすぎない
仕事のボールは「すぐ投げる」が鉄則
会社でよくあることですが、企画書の仕事を振られたら自分で考え、企画書を書くと思います。しかし、それは間違いだと本書では言います。
企画書の仕事を振られたら、まずは関係部門に問題を精査してもらいます。その後、問題点に関する回答を企画書に挙げれば、効率が良いとしています。
これは納得です。ですが、会社に入ったばかりだと難しいのも現状です。信頼関係がないのにいきなり仕事を投げると、その後の仕事がしにくくなると思います。ですが、これができれば実際早いだろうなとも思いました。
朝の通勤時間の使い方
その会社のグループウエアは、スマートフォンなどで外部からアクセスできるのですが、残業時間が短い人ほど早朝、つまり、通勤中に自分のスケジュールを確認していることがわかりました。
厳密に言うと、実は逆で、通勤時間中にスケジュールを確認していない人は、ほぼ例外なく長時間残業していたのです。
残業が多い人ほど、朝の通勤時間をゲームやSNSなどに費やします。
一方で、残業時間が短い人は、早朝から予定を確認します。つまり、仕事前に段取りを考えることが非常に重要だということです。
以前読んだ仕事が早くなる!PDCA手帳術の中でも、段取りの重要性について書かれています。
私も以前は、朝起きて朝食の間、さらにその後も漫画を読む習慣がありました。これは今はやめました。代わりに仕事の予定を立てる時間にしたいと思います。
収穫逓減の法則
たとえば、1週間かけて80点のクオリティで仕事を提出する人は、2週間にふたつの仕事をこなし、160点分のアウトプットを出します。
一方で、２週間かけてひとつの仕事を90点のクオリティまで高めて提出する人のアウトプットは、90点分しかありません。
アウトプット量を見ると、前者のほうが、はるかに生産性が高いことがわかります。
仕事は時間をかけるほど、出来栄えはよくなります。しかし、ある一定のラインから、時間をかけても、生産性は上がりにくくなります。これが収穫逓減の法則です。
つまり1つの仕事に時間をかけすぎるよりは、2つの仕事をそこそこの時間で仕上げた方が効率は良くなります。
私も最近、ブログの完成度は下げました。昔は、一度書いてから、もう一度時間を置いて仕上げていました。しかし、時間がかかるだけで、対して生産性は上がりません。そこで、ブログの記事は、1度で完成させることが多くなりました。
収穫逓減の法則は、どの分野でも使えると思うので、完璧を求めるよりは、完成を求めるようにしたいと思います。
業務改善にはECRSが有効
E(Eliminate：削減)……やめてしまえないか？
C(Combine：結合)……他と一緒にしてしまえないか？
R(Rearrange：順序変更)……順序を変えてみてはどうか？
S(Simplify：単純化)……もっとシンプルにできないか？
ECRSというフレームワークです。
これは4つの方向から作業削減が見込めます。やめれるか。一緒にできるか。順番を変えることができるか。単純にできるかです。
一番はやめることです。特に職場では、しなくても良いことをすることがたくさんあります。
私はフリーランスですが、ECRSのフレームワークを使い効率化を図りたいと思います。
スキルを上げる
時間削減には「時間の投資」が欠かせない
仕事を早く終わらせるためには、自分のスキルを上げる必要もあります。
本書では、統計のマクロの例が紹介されています。
ある社員が、毎日4時間使い、エクセルのデータを集計していました。マクロのアドバイスをしても、その人はやろうとしません。そこで著者が30時間使い学んだところ、4時間を1クリックでできるようにしました。これは8日で元が取れる計算です。
このように、スキルを獲得することで、効率化につなげることもできます。
余談ですが、ある社員は「ありがとうございます」で終わってしまったそうです。著者としては、発奮してこれから頑張って欲しかったと残念に思っていました。
私の場合で言えば、フォトショップの作業があります。フォトショップも複雑な作業があり、機能を使いこなせないと、うまく作業ができないことがあります。お金が溜まったら、フォトショップの教室などで講習を受けて、より高いレベルで効率的に作業を進めたいですね。
アクションプラン
私がすべきことを書きたいと思います。
- 朝に1日の予定を立てる
- 作業の完成度は80%を目安にする
- ECRSで効率化する
- 自分の能力を高める
朝に1日の予定を立てる
まず最初に、毎日の計画を朝に立てたいと思います。
といっても、私はフリーランスで毎日ほとんど同じ作業です。そのため、朝というよりは、一度時間を作って、毎日の流れをビシッと作ってもいいかもしれません。あとは、朝に気合を入れて、予定通りにきちんと作業をすることです。
作業の完成度は80%を目安にする
私の悪い癖として、100%の完成度を求めることです。これは、母の1か0かという教育の影響だと思っています。
これは芸術などでは重宝されるかもしれません。前回の記事で黒澤明監督の7人の侍の話をしましたが、監督のように完成度を高める仕事はいいかもしれません。
しかし、このブログのように本の感想などは100%ではなくても良いと思います。
常に、完成度よりも、仕事の速さを重視したいと思います。
ECRSで効率化する
先ほどもありましたが、やめられるか、合体できるか、順番を変えられるか、簡単にできるかを考えたいと思います。
一番わかりやすいのがやめることです。1年前は、朝起きたらまず漫画を読んでいましたが、これをやめました。最近は、Amazon Primeで流行りのビジネス本を無料で読めることに気づいたので、朝食の際は、もっぱらKindleでビジネス本を読んでいます。
時間が空いたらKindleはオススメです。
自分の能力を高める
私の人生のテーマが、教養のある人物になることです。そのためには、自分の能力を高める必要があります。
このブログに関しては、釣りをうまくする、本を読むのを早くする、本の感想を書く力をつける、WordpressのCSSなどを学ぶ、Photoshopのスキルを学ぶなどがあります。まずは、これらの力をつけたいですね。
感想
仕事の効率化、多くは時短の方法について書かれています。
基本的には会社での働き方になります。
多くのテーマは、自分の働き方と上司との働き方になります。
自分の働き方では、自分一人で仕事をしないやマニュアルを作る、仕事を分解するなどです。
上司に関しては、上司の出かける前にほう・れん・そうをするや仕事を引き受ける時は、上司のビジョンを共有するなどです。
それほど新しいことは書かれていませんが、実行するとなると、私の働き方とは大きく変わるだろうなと思いました。
実際、実行できている人は、少ないと思います。
新入社員や、入社歴の浅い人、さらには自分の働き方の効率が悪いと思っている人は、読む価値はあると思いました。
